سیستم اتوماسیون اداری هونوپرداز
امروزه مديريت برگردش كار و مكاتبات اداري و همچنين مديريت زمان در سازمان ها و موسسات اقتصادي به كلي متحول شده است و استفاده از روش هاي كند و مشكل ساز اداري غيرمكانيزه قابل قبول نمي باشد. حجم بالاي اطلاعات و مكاتبات و دسترسي كند ، مسئولين و مديران را كه به مديريت زمان در مجموعه تحت رهبري خود بها مي دهند، به سوي اتوماسيون اداري در ابعاد مختلف رهنمون ساخته است .
وجود نظام اداري غيرمكانيزه درقسمت مكاتبات اداري سازمان ها باعث بروز مشكلاتي از قبيل زمان بر بودن مكاتبات و تحت كنترل نبودن گردش و نظارت برمكاتبات و ... مي شود . ذيلاٌ به رئوس اين مشكلات اشاره مي گردد:
- دسترسي كند به مكتوبات و زمان بر بودن فرايندهاي اداري
- عدم اطلاع از سوابق و چرخه نامه در سازمان و نداشتن ابزاري مناسب براي پيگيري نامه هاي مدت دار
- عدم دسترسي به گزارشات و اطلاعات جامع از نامه ها و مراودات سازمان
- اجرا نشدن سلسله مراتب اداري و به طور كلي سياست هاي اداري
- عدم دسترسي و امكان رسيدگي به اطلاعات و كارها از خارج سازمان
- عدم امكان پيگيري يك نامه و چرخه طي شده آن درهر لحظه
- نبود نظارت بر نظام اداري ، گردش نامه و عملكرد افراد
- عدم كنترل سطح دسترسي كاربران به اطلاعات
- مشكلات بايگاني از لحاظ حجم و دسترسي كند و محدوديت زماني و موضوعي اطلاعات
- نبودن يك محيط يكپارچه براي دسترسي به كل محتويات و اطلاعات مورد نظر
- دسترسي كامل براطلاعات و كنترل برروي كارها و همچنين جلسات و صورتجلسات
- عدم امكان مدون پيگيري كارهاي ارجاع شده به كارشناسان و ارجاع شده ازسوي جلسات (صورتجلسات)
- عدم دسترسي مدون به كارهاي انجام شده
- عدم دسترسي به گزارشات كارهاي اداري پرسنل ، كارهاي ارجاع شده از سوي پروژه ها و...
- دشوارو زمان بر ، بودن هماهنگي براي زمان مشترك قرارها و جلسات مديران و كارشناسان
- اطلاع رساني و هماهنگي دستور جلسات
اتوماسيون اداري ، بهترين ابزار براي رسيدن به راه كارهاي مفيد در جهت صرفه جويي زمان و استفاده بهينه از وقت در سازمان مي باشد . راه حل هاي مكانيزه به گردش مكاتبات سازمان سرعت بخشيده و همچنين مديريت بر گردش كارها را ميسرمي سازد. دراين فرايند، حذف مکاتبات كاغذي ، صرفه جويي و استفاده بهينه از زمان ، عملي مي گردد.
بر پايه امکانات SharePoint سيستم دبيرخانه الکترونيکي و کارتابل هوشمند به سازمانهاي پراکنده اجازه مي دهد که در محيطي کارا و پويا با هم به تبادل اطلاعات بپردازند. با استفاده از اين سيستم سازمانهاي ماتريسي مي توانند بر اساس نمودار سازماني و نمودار پروژه اي مکاتبات را انجام دهند و افراد با هم گفتگو نمايند. بعلاوه دفاتر مختلف دبيرخانه سازمان در مکان هاي جغرافيايي متفاوت مي توانند به تبادل نامه و اطلاعات بپردازند. همچنين با استفاده از امکانات فوق العاده قوي SharePoint در جستجو ، امکان يافتن هر مستند در هر لحظه به صورت Online امکان پذير مي شود.
همچنين تصویر اصل نامه ها و یا هر گونه سند دیگری در این سیستم به روش الكترونیكی آرشیو می شود. در کنار تمامی قابلیت هایی که یک نرم افزار دبیرخانه باید داشته باشد از ویژگی های در خور توجه ، ارائه گزارش وضعيت نامه از زمان ثبت تا زمان حال براي مديران و يا کاربران داراي دسترسي مي باشد. به نحوي که کاربر مي تواند از تمامي تغييرات و روند هاي طي شده در سازمان مطلع شود و در صورت نياز به هريک از نسخ قبلي دسترسي يابد.
قابلیت تعریف قالب (Template) براي نامه ها و قابلیت ايجاد ارتباط و يکپارچگي (Integration) با مجموعه Microsoft Office (که معمولا نرم افزار غالب در تمامي سازمان هاست) از ديگر ويژگي هاي اين سيستم است. به طوريکه کاربران با استفاده از روال عادي ثبت نامه ها در مجموعه Microsoft Office از امکانات سيستم اتوماسيون ، شامل گردش کارها (Workflows)، تاريخچه (Versioning) ، کنترل دسترسي ها ، کنترل ويرايش نامه ها (Check-in/Check-out) و .... بهره مند مي شوند.
دریافت اطلاعات بیشتر